Projekt 12494 – Avslutat Framgångsrik planering i byggprojekt

Denna rapport redovisar en studie som genomförts för att tydliggöra framgångsfaktorer avseende hur ett antal projekt arbetat med planering. Tio olika byggprojekt ingår i studien, där nyckelpersoner från projekten har intervjuats om deras syn på hur planeringen i projektets olika delar bidragit till framgång.

Rapporten redovisar övergripande hur planeringsområdet utvecklats och vilka trender som pågår bland företagen i samhällsbyggandet. Medvetenheten om betydelse av planering har ökat bland entreprenadbolagen de senaste åren och bland installationsföretag ökar nu också intresset för planering. Bland beställarorganisationer är trenden mer oklar. Svensk litteratur inom planeringsområdet som är anpassad för målgruppen inom samhällsbyggandet saknas i stor utsträckning.

Sätten att planera varierar stort mellan projekten, även för projekt inom samma företag. I intervjuerna pekar man på en rad olika framgångsfaktorer. Vilken innebörd de som intervjuats i studien lägger i begreppet planering varierar stort, men flera av de intervjuade fokuserar på aktiviteter som man upplever kopplade till produktionsplaneringen. De intervjuade har varierande infallsvinklar på hur deras arbetssätt bidragit till framgång. Faktorer som har identifierats att ha stor betydelse är att
- avsätta tid för planering
- planera i tidiga skeden
- skapa engagemang och delaktighet
- arbeta med kontinuerliga avstämningar och flexibilitet.

Två framgångsrika ledarstilar för att skapa och genomföra produktionsplaner framkommer i studien. Den ena ledarstilen är en inkluderande stil som betonar delaktighet bland dem som berörs av planerna. Den andra stilen betonar vikten av att ha kontroll och att projektdeltagarna ska följa planer som skapats av en person. Båda stilarna betraktas som framgångsfaktorer av de inblandade i de projekt där de förekommer. De två ledarstilarna bygger på helt olika sorters ledarskap, men förekommer till synes godtyckligt i olika projekt och organisationer.

Rapportens slutsats är att många företag i samhällsbyggandet har mycket att tjäna på att standardisera sina arbetssätt och att utveckla uttryck och språk för att kommunicera internt och externt i samband med projektens planering. För att kunna säkerställa god planering bör kompetensutvecklingsinsatser inom planering inte bara fokusera på planering under produktionsskedet - hur planering i projektens alla faser hänger ihop och bidrar till planering kan tydliggöras. Speciell vikt bör läggas vid betydelsen av planering i projektens tidiga skeden, för att på så sätt skapa goda förutsättningar för exempelvis produktionsplanering. Att planera för att i god tid kunna genomföra tekniska systemval och inköp är av stor betydelse för framgångsrika projekt.
De projekt som upplevs framgångsrika har dels lyckats planera genom projektens olika faser, dels har de lyckats få många av de berörda i respektive skede av planeringen att bli delaktiga i skapandet och eller genomförandet av planen.